Privacybeleid  |  Versie 13 oktober 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe Vesters Recruitment omgaat met persoonsgegevens van kandidaten, opdrachtgevers en websitebezoekers. Je leest welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.

1  Wie wij zijn

Vesters Recruitment helpt werkgevers en kandidaten bij werving en selectie, detachering, flexibele inzet en recruitmentondersteuning. Persoonlijk contact en zorgvuldig omgaan met informatie staan daarbij centraal. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.

Vesters Recruitment is verantwoordelijk voor de verwerkingen waarvoor wij zelf het doel en de werkwijze bepalen. Voor vragen of privacyverzoeken kun je contact opnemen met Erwin Vesters.

Vesters Recruitment
Heuvel 22F, 5341 CW Oss
KvK 91524792
E-mail: erwin@vestersrecruitment.nl
Telefoon: 06 5362 7159
Website: https://vestersrecruitment.nl

Wanneer wij uitsluitend in opdracht en volgens instructies van een opdrachtgever persoonsgegevens verwerken, kan die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij leggen die rolverdeling vast. Je krijgt voor zo’n traject zo nodig aanvullende informatie van ons of van de opdrachtgever.

2  Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor sollicitanten, kandidaten die wij actief benaderen, personen in ons kandidatenbestand, referenten, contactpersonen bij opdrachtgevers en zakelijke relaties, en bezoekers van onze website. Bij indiensttreding, verloning, outplacement of re-integratie ontvang je zo nodig aanvullende informatie over de verwerking die bij dat specifieke traject hoort.

3  Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het contact of het betreffende recruitmenttraject. Het kan gaan om je naam, contactgegevens, woonplaats of werkregio, cv, opleiding, werkervaring, vaardigheden, relevante certificaten, motivatie, beschikbaarheid, gewenste arbeidsduur, salariswens en voorkeuren voor een functie of werkgever.

Daarnaast kunnen wij zakelijke profielgegevens, correspondentie, relevante gespreksaantekeningen, afspraken, sollicitatiestatus en feedback verwerken. Bij referenties verwerken wij de contactgegevens van de referent en relevante informatie over jouw geschiktheid. Van zakelijke relaties verwerken wij onder meer naam, functie, zakelijke contactgegevens en gegevens voor opdracht- en factuuradministratie.

Wij vragen in de sollicitatiefase niet standaard om een BSN, kopie identiteitsbewijs, medische informatie of strafrechtelijke gegevens. Stuur deze gegevens niet mee met je cv. Ook informatie over bijvoorbeeld geloof, politieke overtuiging, seksuele gerichtheid en je privésituatie is normaal gesproken niet nodig. Onnodige informatie verwijderen wij of laten wij buiten de beoordeling. Een wettelijk vereiste controle voor een specifieke functie wordt apart toegelicht en beperkt tot wat is toegestaan en noodzakelijk.

4  Hoe wij gegevens ontvangen

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een sollicitatie, contactformulier, e-mail, berichtendienst, telefoongesprek of kennismaking. Daarnaast kunnen wij relevante professionele informatie verkrijgen via zakelijke sociale netwerken, vacatureplatforms, rechtmatig toegankelijke professionele bronnen en recruitmentsoftware. Gegevens die iemand anders over jou verstrekt, controleren wij waar nodig bij jou.

Als wij je actief benaderen, vertellen wij waarom wij contact zoeken en uit welke bron je gegevens afkomstig zijn. Wij geven de privacyinformatie uiterlijk bij het eerste contact, vóór een eventuele eerste verstrekking aan een ander of binnen één maand na verkrijging, afhankelijk van welk moment het eerst komt. Openbare beschikbaarheid betekent niet dat wij alle informatie vrij mogen gebruiken. Informatie uit externe bronnen die van invloed is op de beoordeling bespreken wij met jou, zodat je fouten kunt corrigeren.

5  Waarom wij gegevens gebruiken en op welke grondslag

Solliciteren en bemiddeling op jouw verzoek. Wij gebruiken relevante gegevens om je interesse te bespreken, geschiktheid te beoordelen en het traject te begeleiden. Voor zover dit noodzakelijk is voor een overeenkomst met jou of stappen op jouw verzoek voorafgaand daaraan, gebruiken wij artikel 6 lid 1 onder b AVG. Waar geen overeenkomst met jou aan de orde is, kan ons gerechtvaardigde belang bij zorgvuldige bemiddeling de grondslag zijn, na een afweging van jouw belangen en rechten.

Actieve sourcing. Voor het gericht vinden en benaderen van potentiële kandidaten kan ons gerechtvaardigde belang bij het vervullen van concrete vacatures de grondslag zijn, artikel 6 lid 1 onder f AVG. Wij beoordelen vooraf de noodzaak, proportionaliteit en redelijke verwachtingen van de kandidaat. Wij beperken de gegevens en benadering tot relevante professionele informatie. Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking.

Kandidatenbestand voor toekomstige vacatures. Hiervoor vragen wij afzonderlijke, vrijwillige toestemming, artikel 6 lid 1 onder a AVG. Je hoeft deze toestemming niet te geven om aan een lopende sollicitatie deel te nemen. Je kunt haar op ieder moment intrekken.

Zakelijke dienstverlening en administratie. Gegevens worden gebruikt voor het behandelen van vragen, uitvoeren van opdrachten, onderhouden van zakelijke contacten en factureren. Afhankelijk van de situatie is de grondslag uitvoering van een overeenkomst, ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke dienstverlening of een wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 onder c AVG. Een contract met een bedrijf is niet automatisch een contract met diens contactpersoon.

Beveiliging, privacyverzoeken en klachten. Voor het beschermen van onze systemen en zorgvuldig behandelen van klachten gebruiken wij waar passend een gerechtvaardigd belang. Voor wettelijke verplichtingen, waaronder het behandelen van AVG-verzoeken, is de grondslag de betreffende wettelijke verplichting. Voor cookies en soortgelijke technieken geldt onderdeel 13.

6  Digitale ondersteuning en kunstmatige intelligentie

Bij onze recruitmentwerkzaamheden gebruiken wij digitale hulpmiddelen en AI-ondersteuning voor het zoeken naar mogelijke kandidaten en het voorbereiden van communicatie. Daarbij kunnen relevante professionele profielgegevens worden vergeleken met functie-eisen. Deze hulpmiddelen ondersteunen het voorstellen van mogelijke matches en het opstellen van conceptberichten. Een mogelijke match blijft onderwerp van beoordeling door een recruiter.

Erwin Vesters beoordeelt de relevante informatie en neemt zelfstandig de beslissingen over het recruitmenttraject. Wij wijzen kandidaten niet uitsluitend op basis van een automatische score of AI-uitkomst af. Je kunt vragen hoe AI in jouw traject is ingezet, onjuiste gegevens laten corrigeren en om een menselijke beoordeling vragen.

Wij informeren je vooraf als aanvullende AI-functies, zoals automatische screening, rangschikking of een AI-telefoongesprek, in jouw traject worden gebruikt. Daarbij leggen wij het doel, de gebruikte gegevens, de rol van de uitkomst en eventuele opname uit. Dit onderdeel beschrijft geen standaard gebruik van dergelijke aanvullende functies.

Wij gebruiken voor persoonsgegevens alleen daarvoor beoordeelde en passend beveiligde systemen. Wij voeren geen herkenbare cv’s of vertrouwelijke kandidaatnotities in publieke of niet-afgeschermde AI-systemen in. Afspraken met leveranciers moeten ongeoorloofd hergebruik voorkomen. Een verandering in de inzet van AI wordt vooraf beoordeeld en zo nodig in deze verklaring verwerkt.

7  Met wie wij gegevens delen

Wij stellen je niet zonder jouw voorafgaande akkoord met een herkenbaar cv of kandidaatprofiel aan een opdrachtgever voor. Wij bespreken bij welke organisatie en voor welke functie je wordt voorgesteld en welke relevante informatie wordt gedeeld. Deze werkafspraak betekent niet dat toestemming voor elke verwerking de AVG-grondslag is; de toepasselijke grondslag staat in onderdeel 5.

Wij delen alleen informatie die nodig is voor het afgesproken doel. Wij verkopen geen kandidaatbestanden. Een opdrachtgever die zelf over de selectie beslist, is doorgaans zelfstandig verantwoordelijk voor zijn verwerking. Wij maken afspraken over vertrouwelijkheid, doelgebonden gebruik en bewaartermijnen. Voorafgaand aan referentiecontact vragen wij jouw toestemming; je huidige werkgever benaderen wij hiervoor niet zonder jouw uitdrukkelijke akkoord.

Dienstverleners kunnen gegevens verwerken voor recruitment en kandidatenbeheer, zakelijke communicatie, IT-beheer, websitehosting en administratie. Waar zij als verwerker voor ons werken, leggen wij passende afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking waarvoor wij zelf het doel en de werkwijze bepalen. Als een backoffice- of detacheringspartner nodig is, informeren wij je vooraf over de partner, de rolverdeling en de noodzakelijke gegevens.

Wij kunnen gegevens verstrekken als een wettelijke verplichting dat vereist. Het afhandelen van een geschil kan eveneens beperkte verstrekking noodzakelijk maken, bijvoorbeeld aan een juridisch adviseur.

8  Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of van buiten die regio toegang hebben. Wij beoordelen dit vooraf. Waar doorgifte plaatsvindt, gebruiken wij een passende AVG-doorgiftegrondslag, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Je kunt via erwin@vestersrecruitment.nl informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan aanvragen.

9  Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wij hanteren de volgende termijnen voor onze eigen recruitmentadministratie:

• Een beëindigde sollicitatie: relevante sollicitatiegegevens verwijderen wij uiterlijk vier weken na afwijzing of beëindiging van jouw traject, tenzij je afzonderlijk instemt met opname in het kandidatenbestand.
• Kandidatenbestand en open inschrijving: met jouw toestemming maximaal twaalf maanden vanaf de toestemming. Voor verlenging vragen wij opnieuw toestemming. Zonder hernieuwde toestemming verwijderen wij de gegevens na afloop.
• Actief benaderde kandidaten zonder vervolg: als je niet reageert of geen belangstelling hebt, sluiten wij het sourcingtraject en verwijderen wij de verzamelde profielgegevens uiterlijk vier weken na het eerste bericht. Bij eerder bezwaar stoppen wij de benadering direct en behandelen wij je verwijderverzoek.
• Contactvragen zonder vervolgtraject: maximaal twaalf maanden na afhandeling, tenzij een eerder verwijderverzoek kan worden uitgevoerd of een andere noodzaak bestaat.
• Zakelijke contactgegevens: gedurende de samenwerking en maximaal twee jaar daarna, tenzij verdere bewaring aantoonbaar noodzakelijk is. Fiscale basisadministratie bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke termijn, doorgaans zeven jaar. Dit rechtvaardigt geen bewaring van een volledig cv gedurende zeven jaar.

Om een verzoek om niet meer benaderd te worden te respecteren, kunnen wij uitsluitend een minimale blokkaderegistratie bewaren, bijvoorbeeld een e-mailadres of profielidentificatie met de datum van het bezwaar. Wij gebruiken die registratie niet voor bemiddeling en toetsen jaarlijks of zij nog nodig is.

Bij een concrete klacht of een juridisch geschil kunnen wij uitsluitend de noodzakelijke gegevens langer bewaren, zolang de afhandeling of onderbouwing dit vereist. Wij beperken de toegang en leggen de reden vast. Voor arbeids-, loon- en identiteitsgegevens bij indiensttreding kunnen andere wettelijke termijnen gelden; die worden apart toegelicht. Verwijderde gegevens in technische back-ups verdwijnen volgens de vastgestelde back-upcyclus en worden niet opnieuw voor recruitment gebruikt.

10  Hoe wij gegevens beschermen

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de gegevens en de risico’s. Daarbij horen beperkte toegang, vertrouwelijkheid, beveiligde accounts en gegevensoverdracht, actuele software en afspraken met dienstverleners. Bij een datalek beoordelen wij de gevolgen, nemen wij maatregelen en melden wij het waar de AVG dat vereist aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

11  Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage in je gegevens, correctie van onjuiste informatie, verwijdering of beperking van verwerking. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Bij direct marketing stoppen wij de verwerking voor dat doel na bezwaar. Je kunt toestemming op ieder moment intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Waar de wettelijke voorwaarden gelden, kun je gegevensoverdracht vragen.

Stuur je verzoek naar erwin@vestersrecruitment.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren je daarover binnen de eerste maand en leggen uit waarom. Niet ieder recht geldt in iedere situatie, bijvoorbeeld bij een wettelijke bewaarplicht. Een afwijzing motiveren wij.

Wij vragen alleen aanvullende identificatie als wij redelijkerwijs twijfelen aan je identiteit en beperken dit tot wat nodig is. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs. Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl; je hoeft daarvoor niet eerst bij ons te klagen.

12  Welke gegevens je moet verstrekken

Je bepaalt zelf of je solliciteert of reageert op onze benadering. Om contact te leggen en je geschiktheid te bespreken hebben wij voldoende contact- en functiegerelateerde gegevens nodig. Zonder die gegevens kunnen wij een traject mogelijk niet uitvoeren. Als bepaalde informatie wettelijk of contractueel verplicht is, vertellen wij je welke informatie dat is en wat de gevolgen zijn als je die niet verstrekt. Toestemming voor toekomstige vacatures blijft altijd optioneel.

13  Website en cookies

Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browsergegevens, tijdstip en bezochte pagina’s. Wij beperken dit tot wat noodzakelijk is voor de werking, beveiliging en, waar toegestaan, analyse van de website. Voor noodzakelijke cookies en analytische cookies met geen of geringe gevolgen voor de privacy is doorgaans geen cookietoestemming vereist. Voor tracking, advertentiecookies en andere technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vóór plaatsing. Je moet toestemming kunnen weigeren en intrekken.

Daadwerkelijk gebruikte cookies en andere technieken, doelen, bewaartermijnen, AVG-grondslagen, eventuele doorgiften en hoe bezoekers voorkeuren kunnen wijzigen. Vermeld hier de link naar een afzonderlijke cookieverklaring als die informatie daarin wordt uitgewerkt. De cookieverklaring moet waar nodig wel de concrete cookies en aanbieders benoemen.]

14  Zorgvuldig recruitment en beroepscodes

Wij gebruiken de Recruitercode en de NVP Sollicitatiecode als uitgangspunt voor onze recruitmentwerkwijze. Dat betekent dat wij eerlijk communiceren over de functie, alleen relevante informatie gebruiken en de vertrouwelijkheid van kandidaten respecteren. Dit is een beschrijving van onze werkwijze en geen verklaring van certificering of formele aansluiting.

Je kunt een klacht over ons recruitmenttraject sturen naar erwin@vestersrecruitment.nl. Wij behandelen de klacht zorgvuldig en geven binnen één maand een schriftelijke, gemotiveerde reactie. Voor privacyklachten kun je ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De mogelijkheden van een externe beroepscodeprocedure hangen af van de toepasselijke procedure en eventuele aansluiting; wij geven je daarover op verzoek informatie.

15  Wijzigingen en contact

Wij actualiseren deze verklaring als onze dienstverlening of verwerking verandert. De actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke veranderingen informeren wij betrokkenen op een passende manier. Een nieuw doel waarvoor toestemming nodig is, voeren wij niet in door uitsluitend deze tekst te wijzigen. Voor vragen kun je contact opnemen met Erwin Vesters via erwin@vestersrecruitment.nl of 06 5362 7159.

Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026.